"Met de modernisering van het registratiesysteem hebben we niet alleen het voorheen op papier gebaseerde systeem getransformeerd, maar hebben we ook voldaan aan hoge beveiligingseisen."

Martijn Elgersma, Ministerie van Buitenlandse Zaken

Axa Mockup.png

De aanpak

User centric design - WORTH maakte bij dit project gebruik van user-centered design. Medewerkers van de betrokken partijen leverden feedback bij het ontwerpen en testen. Om het proces en de samenwerking verder te verbeteren, verzorgde WORTH verzorgde verschillende evaluatie- en terugblik sessies.

Teamwork op z’n best - Dankzij uitgebreide workshops met verschillende eindgebruikers kregen we een duidelijk beeld van het complete proces binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook verzamelden we zo de eisen van de gebruikers van het nieuwe systeem. Tijdens dit proces werkte het team van WORTH nauw samen met het ministerie. We begeleidden de betrokken medewerkers bij het werken volgens een agile methodiek en we introduceerden systematische gebruikerstesten. Deze manier van ontwikkelen leverde een intuïtief en zeer efficiënt registratiesysteem op dat aan de wensen van de gebruikers voldoet.

Resultaat

Ontwerpen met de gebruiker centraal - We hebben een intuïtief en efficiënt online registratiesysteem opgeleverd dat aan de wensen van de gebruikers voldoet.

Efficiënte registratie voor het ministerie van Buitenlandse Zaken en hun buitenlandse medewerkers - De manier waarop het ministerie de registratie van diplomaten verwerkt is dankzij het nieuwe systeem compleet veranderd: de werklast is verkleind en de efficiëntie is verbeterd.

Voldoen aan strenge beveiligingseisen - De veiligheid van persoonsgegevens is gewaarborgd en het is mogelijk om overal ter wereld veilig digitaal te registreren.

Ontwerpen met de gebruiker centraal voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Een veilig online registratiesysteem voor buitenlandse diplomaten en hun gezinnen

Overview

You can get more out of your site elements by making them dynamic. To connect this element to content from your collection, select the element and click Connect to Data. Once connected, you can save time by updating your content straight from your collection—no need to open the Editor, or mess with your design. 

Doelstelling

Het Diplomatic ePortal is een online registratiesysteem voor medewerkers van buitenlandse ambassades en intergouvernementele organisaties (zoals het Internationale Gerechtshof, het Internationale Strafhof, Europol en de ESA). Nederland biedt onderdak aan meer dan 100 ambassades en 22.000 buitenlandse medewerkers van zulke organisaties.

De persoonsgegevens van deze medewerkers moesten worden verhuisd naar een veilig, intern digitaal systeem. Dat zou het tot dan toe papieren proces aanzienlijk versnellen.

Om aan de eisen van de Digitale Agenda van de Nederlandse overheid te voldoen, moest het systeem veilige digitale registratie mogelijk maken - vanaf elke plek op de wereld. Het ministerie van Buitenlandse Zaken stelde daarvoor de volgende doelen:
- Maak een gebruiksvriendelijk systeem waarmee je eenvoudig en snel kan registreren.
- Bouw een beveiligingssysteem dat de privacy waarborgt. Houd ongewenste bezoekers buiten de deur.
- Doe een complete herziening van het registratieproces en maak daarbij gebruik van bestaande systemen.

Ministerie van Buitenlandse Zaken